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法人スマホを紛失したときの初動対応チェックリスト12選
法人スマホを紛失してしまった際には、いかに速やかに適切な対応ができるかが重要です。一般的な個人のスマホとは異なり、法人特有のリスクが多く、場合によっては企業の損失につながってしまうからです。
だからこそ、総務や情報システム部門として、法人スマホの紛失が発覚した場合、どう対応すべきかをあらかじめ明確にしておく必要があります。
今回は、法人スマホを紛失した場合の企業のリスクを解説したうえで、「紛失時に確認すべきポイント」「社内・社外への連絡フロー」「情報漏えいを防ぐ初動対応」の3つの観点から、初動対応で確認したい計12項目を紹介します。
法人スマホの紛失がもたらす業務リスク
法人スマホの紛失は、深刻なセキュリティ事故や取引先からの信用低下など、企業にとって大きな問題となりやすいのが事実です。
まずは、法人スマホを紛失した際のどのようなリスクが、どう企業に影響するのかを解説します。
リスク①端末内の情報流出によるセキュリティ事故
法人スマホを紛失した場合、端末内に保存されていた情報が流出してしまう恐れがあります。法人スマホには、連絡先、メール、チャット、営業資料、社内アプリなど重要情報が保存されている場合が多いです。
また、端末自体に保存されていなくても、ログイン状態のままなら情報を閲覧される恐れがある可能性もあります。そのため、法人スマホを紛失すると、第三者の不正利用によって、顧客の情報漏えいや社内機密の流出につながるリスクがあるのです。
つまり、法人スマホの紛失は単なる物品管理の問題ではなく、情報セキュリティ事故として扱う必要があります。
リスク②取引先・顧客対応の遅延による信用低下
法人スマホを紛失してしまうと、取引先や顧客対応が遅れてしまい、信用を失ってしまう可能性があります。社員が社用スマホを使えなくなってしまい、電話やメール、チャット確認などが遅れてしまう場合があるからです。
実際、営業担当や現場担当が連絡を受け取れず、顧客対応に支障が出るケースは珍しくありません。対応の遅延が積み重なることがあれば、取引先としては不信感につながります。特に、外出先での業務が多い部署では、法人スマホの紛失の影響が大きいため注意が必要です。
リスク③業務停止や引き継ぎ不能による生産性低下
法人スマホの紛失によって考えられるリスクとしては、社内の生産性低下が挙げられます。スマホを業務インフラとして使っている企業の場合、万が一端末を紛失してしまうと、そのまま業務停止や引継ぎ不能の状態に陥ってしまう可能性があるのです。
とくに影響が生じやすいのが、スケジュール確認や各種確認項目の承認、連絡、現場報告などです。本人しか把握していない連絡先や進行中案件があると、引き継ぎも難しくなり、社内の業務が滞ってしまいます。
リスク④端末管理体制の不備が社内課題として表面化する
法人スマホを紛失すると、情報システム部門の管理体制の不備が表面化することにつながります。紛失した際の対応ルールが曖昧では、誰が何をするのか判断できません。情報システム部門や現場の役割分担が不明確であることで、さまざまな対応が遅れてしまうのです。
そのうえ、ロック設定やMDM導入状況によって、被害の大きさは変わります。いずれにせよ、情報システム部門としての責任を問われる事態になりますし、社内からの信頼にも影響します。
端末紛失を機に、運用ルールや管理体制の見直しが必要になる等、担当者の負担が増えることが想定されるため「そもそも紛失しにくい状態にすること」を目指し、ルールを整備する必要があります。
紛失時に確認すべきポイント
法人スマホを紛失した場合、その直後にどのような対応をとればよいのでしょうか。ここからは、問題を深刻化させないために、法人スマホの紛失が発覚した際に確認すべきポイントを解説します。
①紛失か置き忘れかを切り分ける
法人スマホの紛失が発覚したら、まずは紛失であるのか、置き忘れによるものなのかを明確にしましょう。「紛失＝盗難」と断定せず、鞄や上着のポケットにしまいこんでいないか、置き忘れがないかなどをチェックしてみてください。
直前の行動を振り返り、立ち寄り先や利用場所も整理しておくことも重要です。心当たりがあれば、立ち寄った先や利用先に電話でスマホの忘れ物がないか、確認してみましょう。同行者や関係者がいれば、スマホを見かけていないか確認することも重要です。
ただし、確認に時間をかけすぎるのは禁物です。ある程度探してみて見つからなければ次の対応へ移ることが重要です。
②最後に使用した場所・時間・状況を整理する
紛失した法人スマホが見つからない場合には、最後に使用した場所やその際の時間、状況を整理して振り返ることが重要です。「最後に使用したのは何時ごろであり、どこで操作していたか」が把握できると、その後の対応判断がしやすくなります。移動中、訪問先、飲食店、会議室など、紛失可能性の高い場所を洗い出してみましょう。
また、充電切れなのか、電源オンのままなのかも推定材料になります。充電切れであれば、以降はほとんどスマホに触っていない可能性が高いため、捜索場所を絞りやすくなります。
なお、法人スマホの紛失に関する情報は、社内報告時に必要になるため、事実関係はできるだけ時系列で整理しておきましょう。
③端末のロック設定や管理状態を確認する
法人スマホを紛失した場合、端末のロック設定や管理状態などを確認しておくことが重要です。画面ロックの有無、生体認証、パスコード設定が有効であるかどうかは、緊急度に関わるからです。
MDMや管理ツールによっては、遠隔ロックや位置確認が可能な場合もあります。別の端末・PCから紛失したスマホを探せるかを確認し、可能であれば位置情報を調査してみましょう。
また、法人スマホを紛失した本人に私用利用がないか、会社標準設定から外れていないか、などの点も確認しておくと、その後の対応や対策につなげやすくなります。
④業務データや社内システムへの接続有無を確認する
法人スマホを紛失した場合、その端末のメールやチャット、クラウドストレージ、営業支援ツールなどへのログイン状態を確認しておくことを忘れないようにしましょう。
VPNや社内システムに接続できる端末を紛失した場合、影響を受ける範囲が大きくなることが想定されます。つまり、保存データだけでなく、アクセス権限そのものがリスクになるのです。
「どの情報に触れられる端末なのか把握すること」が、法人スマホを紛失した際の初動では必須となります。
また、紛失時の対応を迅速に行うためには、あらかじめ遠隔ロックや回線管理が可能なサービスを利用しておくことも有効です。
例えば、ビジネス端末レスキューを利用している場合は、紛失時のロックや初期化などの対応を実施できるため、初動対応の負担軽減につながります。なお、NTTドコモビジネスオンラインショップならビジネス端末レスキューが無料で利用できるドコモBizデータ無制限プランが事務手数料無料（一部対象外）でWeb上で契約できます。
社内・社外への連絡フロー
紛失後、社内・社外に対してどう連絡すべきかは重要です。連絡フローを誤ると、社内外の信頼低下だけでなく、深刻なセキュリティ問題につながり、思わぬ被害につながるリスクがあります。
ここからは、法人スマホを紛失した際に望ましい連絡フローについて解説します。
①上長・情報システム部門へ速やかに報告する
法人スマホの紛失に気づいた本人は、まず上長と管理担当部門に速やかに報告するようにしましょう。報告内容は、紛失日時や場所、端末種別のほか、端末の電話番号、状況などです。
その次に、情報システム部門や管理部門に相談し、担当者が必要に応じて回線停止や遠隔制御など次の対応を判断します。紛失本人が一人で抱え込まず、早期報告を優先できるようなルールを整備することも重要でしょう。
②通信事業者や端末管理会社へ連絡する
法人スマホを紛失した場合、SIM停止や回線利用制限のため、通信事業者や端末管理会社などへ連絡しなければなりません。レンタル端末や法人契約端末では、管理会社やベンダー窓口への連絡も必要となるでしょう。
契約形態によって依頼先が異なるため、あらかじめ連絡先一覧を整備しておくと安心です。なお、夜間や休日など、急なタイミングでも対応できる体制であるかをあらかじめ確認しておきましょう。
③必要に応じて警察・施設管理者へ届け出る
盗難の可能性がある場合や、公共施設・商業施設での紛失時には届け出が必要です。場合によっては、第三者が交番などへ届けている可能性があるからです。
また、鉄道やタクシー、商業施設、訪問先などで法人スマホを紛失してしまった場合には、落とし物窓口への確認も有効です。落とし物として紛失したスマホが届いていないかを確認してみましょう。
なお、警察への遺失届は、後日の証明や社内報告で必要になる場合があります。どういった経緯で紛失し、警察にどのような内容で届け出をしたのかを整理しておきましょう。
④取引先や関係部署への共有が必要なケースを判断する
法人スマホを紛失した場合、取引先や関係部署への共有が必要な場合があります。とくに、取引先情報や顧客情報にアクセスできる端末だった場合は、関係社へしっかりと事情を説明しなければなりません。
また、顧客対応窓口として使っていた端末であれば、紛失によって連絡ができなくなる影響について伝えておく必要があります。ただし、社外連絡は内容やタイミングを誤ると混乱を招くため、紛失した本人の判断で対応するのは好ましくありません。
一度社内にて紛失した事実を共有し、担当者や上長などの判断を経て対応を練る必要があります。
情報漏えいを防ぐ初動対応
法人スマホを紛失した際に最も問題になるのが情報漏えいです。社内だけではなく、社外の情報も流出してしまった場合、損害賠償などの深刻な問題になりかねません。
ここからは、法人スマホを紛失してしまった場合、情報漏えいを防ぐためにはどのような初動対応が必要となるのかを解説します。
①回線停止・利用制限を実施する
法人スマホを紛失してしまった場合、まず必要なのがその端末の回線を停止もしくは利用制限を実施することです。通話やSMS、モバイル通信の不正利用を防ぐためにも、回線停止・利用制限は速やかに行う必要があります。
端末によっては、通信停止だけではWi-Fi経由で操作される可能性もあります。そのため、どこまでの対応が必要となるのかをきちんと確認しておくことが重要です。
初動が遅れるほど、不正利用や二次被害のリスクが高まるため、「紛失があったらどこに連絡するのか」「回線停止・利用制限どちらを選ぶのか」などを明確にしておきましょう。
ドコモ回線をご利用の場合は、ビジネス端末レスキューを活用することで、回線利用の中断や遠隔ロックなどを実施できる場合があります。紛失時の被害拡大防止に有効なため、あらかじめ利用可能なサービスを確認しておくと安心です。NTTドコモビジネスオンラインショップで契約できるビジネス端末レスキューが無料で利用できるドコモBizデータ無制限プランもおすすめです。
②遠隔ロックやデータ削除を行う
法人スマホを紛失してしまった場合、セキュリティリスクを軽減するためにも、端末の遠隔ロックやデータの削除などを行いましょう。MDMやOS標準機能を使うことで、端末を遠隔から操作し、ロックや初期化を実施出来る場合があります。
対応の順番としては、まずはロックを優先し、データの回収が困難と判断した場合にデータ削除を行うのが一般的です。ただ、企業ごとにデータ削除に関する考え方は異なるため、何を優先的に対応していくかはあらかじめ社内で決定しておくことをおすすめします。
③業務アカウントやパスワードを変更する
紛失した法人スマホが見つからないようであれば、業務アカウントの情報やパスワードなどを変更しましょう。特に、端末にログイン済みツール等があれば、第三者による不正アクセスを防ぐためにも、早めに対応しておくことが重要です。
また、セッションの無効化や多要素認証の再設定などを行うことも大切です。なお、社内の共通アカウントや保存済み認証情報がある場合、とくに早めに対応しましょう。
端末の対応だけでなく、アカウントの保護まで含めて初動対応と考え、速やかに確認・対処する必要があります。
④被害範囲を確認し二次被害を防止する
端末やアカウントへの対応が完了したら、現時点でわかっている被害範囲を確認しましょう。被害を確認しておかないと、二次被害につながる恐れがあります。
まずは、端末に保存されていたデータやアクセス可能だったシステム、連絡先情報などから見ていきましょう。不審なログインや操作履歴がないか、関連システム側も点検することでどこまで影響が及んでいるかを把握しやすくなります。
万が一、第三者による被害が疑われる場合は、担当部門や関係者に事情説明や報告、今後の対応についての相談などが必要となります。
なお、仮に初動対応の段階で被害が確認できなくても、一定期間は監視を続けましょう。一定の時間が経過してから、第三者が端末で不正行為を行う可能性があり、二次被害に及ぶ可能性があります。
社用携帯を紛失した際の対応方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
よくある質問
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法人スマホを紛失した場合、最初に何をすべきですか？
まずは置き忘れか紛失かを確認し、見つからない場合は速やかに上長や管理担当部門へ報告しましょう。
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法人スマホを紛失した場合、回線停止は必要ですか？
不正利用防止のため、速やかに回線停止や利用制限を検討することをおすすめします。ビジネス端末レスキューは回線停止機能などが備わっていておすすめです。こちらが無料で利用できるドコモBizデータ無制限プランもおすすめです。
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MDMがない場合でも対策できますか？
端末によってはOS標準機能で遠隔ロックや位置確認が可能です。また、契約プランに付帯するセキュリティサービスを活用できる場合もあります。NTTドコモビジネスオンラインショップで契約できるビジネス端末レスキューが無料で利用できるドコモBizデータ無制限プランもおすすめです。
再発防止のために見直したい運用
法人スマホの紛失は、本人が不便になるだけではなく、社内・社外にとっても深刻な問題です。だからこそ、再発防止のためにも運用は見直さなければなりません。
一般的に、有効とされている運用は以下の通りです。
- 法人スマホの持ち出し・管理ルールを明確にする
- MDM導入で遠隔制御と資産管理を強化する
- 紛失時対応マニュアルを整備する
- 従業員教育を行う
法人スマホの紛失を防ぐためには、利用者本人に管理を任せるだけでは不十分です。企業が一体となって「法人スマホの扱い」について、改めてルール化し、社内で共有する必要があります。
情報システム部門が中心となり、現場の実態も確認しながら運用しやすいルールを整備しましょう。万が一の紛失に備えるためには、日頃から回線情報や利用者情報を正確に管理し、迅速な対応ができる体制を整えておくことが重要です。
ドコモ回線をご契約の場合は、NTTドコモビジネス ビジネスポータルを利用することで、契約情報や回線情報を一元的に管理できます。
また、ドコモBiz データ無制限では、ビジネス端末レスキューなどのサービスを追加料金なく活用できるため、紛失時のセキュリティ対策にも役立ちます。
NTTドコモビジネスオンラインショップでは、法人向け回線の新規契約や機種変更をWeb上で実施できます。事務手数料無料（一部対象外）で手続きできるため、スマートデバイス運用の見直しを検討している場合は活用を検討してみてはいかがでしょうか。
