法人スマホを管理するにあたり、総務や情報システム部門の担当者としては「何を整備すればいいのか」「属人化してしまうリスクが高そう」など、さまざまな疑問や不満を感じるのではないでしょうか。法人スマホは適切に管理しないと、深刻なトラブルに発展してしまう恐れがあるため、あらかじめ把握しておかなければなりません。そこで、今回は、法人スマホを管理するにあたり、知っておきたい「属人化しやすい理由」「整えるべき項目」などについて解説します。

情シスにおける法人スマホの管理が属人化しやすい理由

法人スマホの管理は、契約情報の把握や端末の在庫管理、社員の変更対応、紛失・故障時の対応など、複数の業務が絡むため属人化しやすいのが現状です。

特に、担当者が個別に管理表を持っていたり、申請や引き継ぎのルールが曖昧だったりすると、異動や退職のタイミングで管理が難しくなります。

まずは、なぜ属人化が起きるのかを整理し、仕組みとして管理できる状態を目指すためにも、以下について把握しておきましょう。

理由①担当者ごとのやり方に依存しやすいから

法人スマホの管理業務は、日常的に発生する細かな対応が多く、担当者ごとの経験や慣習に依存しやすい傾向にあります。具体的には、「申請を受けてから端末を手配する流れ」「故障時の対応」「返却後の処理方法が明文化されていない」などが挙げられます。

担当者ごとに判断基準が変わってしまうと、業務の品質に差が生じてしまうため注意が必要です。さらに、引き継ぎ時にも混乱しやすくなるといった難点もあるため、属人化しないような工夫が求められます。

理由②契約・端末・社員の情報が分散しやすいから

法人スマホを管理する際、通信契約や端末の機種や識別番号、社員の所属や利用状況など、複数の情報を正しくひも付ける必要があります。しかし、実際には、契約は経理、端末は総務、社員情報は現場部門というように管理先が分かれやすく、必要な情報が散在しやすいのが現状です。

各種情報が分散すると、状況確認に時間がかかるだけでなく、台帳の更新漏れや管理ミスも起こりやすくなるため、管理情報の一元化が重要です。とはいえ、膨大な情報を整理し一元管理まで進めるのは決して簡単なことではありません。

理由③トラブル対応の手順が不明確だから

スマホの紛失や故障、退職者の返却漏れなどのトラブルは、発生時の初動が重要です。しかし、現場によって、対応手順が整理されておらず、誰に連絡すべきか、どの情報を確認すべきかが曖昧になってしまいます。

結果的に、担当者がその都度判断することになり、属人化に陥ってしまうリスクがあるのです。

法人スマホの管理が属人化してしまうと、復旧やリスク回避などに時間がかかる場合があるため好ましくありません。万一の事態でも、誰もが迷わず対応できるよう、想定されるトラブルごとに手順を可視化しておくことが必要です。

情シス担当が整理すべき「契約・端末・社員」情報

法人スマホを適切に管理するには、「何を契約しているのか」「どの端末が使われているのか」「誰が使っているのか」を正確に把握する必要があります。これらが把握できていないと、費用管理や在庫把握、利用実態の確認、トラブル時の対応が難しくなるからです。属人化を防ぐ基本として、以下の基本情報の整理から始めてみましょう。

契約情報として管理すべき項目

法人スマホを管理するにあたり、まずチェックしたいのが「契約情報」です。具体的には、以下の整理が必要です。

• 回線番号
• 契約キャリア
• 料金プラン
• オプション内容
• 契約開始日
• レンタル期間
• 請求先など

上記の把握が不足していると、不要な回線を放置することになったり、自社のニーズにマッチしていないプランの継続に陥ったりする可能性があるため注意しましょう。

端末情報として管理すべき項目

情報システム部門の担当者が、管理すべき端末情報は以下の通りです。

• 機種名
• シリアル番号やIMEI
• 購入日
• 保証状況
• 現在の利用状況

どの端末が使用中で、どの端末が予備機なのか、などが明確になっていないといつ入れ替えが必要なのかがわからなくなってしまいます。

故障時や追加配布時の対応が遅れるリスクがあるため、あらかじめ端末情報は常に把握しておきましょう。

社員情報として管理すべき項目

法人スマホを管理する際に必要なのが「社員情報」です。とくに、管理が必要となる情報が以下の通りです。

• 氏名
• 所属部署
• 役職
• 利用開始日
• 貸与中の端末情報
• 利用目的

誰がどの端末を使っているかが明確であれば、紛失時や返却時、異動時の対応がスムーズになります。逆に、社員情報が更新されていないと、使われていない端末の放置や、退職者端末の回収漏れなどが起こりやすくなるため、トラブルに発展する恐れがあるでしょう。

「誰がどの端末を使っているのかわからない」「この端末の社員が不明」といった事態にならないように管理してください。

法人スマホの管理体制のポイント

法人スマホは外出先で使われることが多いため、紛失や盗難、故障といったトラブルを前提に管理体制を整えておく必要があります。

問題が起きてから対応を考えるのではなく、あらかじめ確認手順、連絡先、代替対応の流れを定めておくことで、業務への影響や情報漏えいリスクを抑えやすくなるでしょう。

ここからは、法人スマホの管理体制を整備する際に知っておきたいポイントを解説します。

ポイント①紛失時にすぐ確認すべき対応フローを決める

法人スマホを管理するにあたり、重要なのが「紛失したらどうするか」のフローを明確にすることです。スマホを紛失したら、迅速な対応が必要です。そのためにも、以下のように対応フローを明確にしておきましょう。

• 発見状況の確認
• 管理部門への報告
• 回線停止やロック対応
• 必要に応じてデータ保護措置

対応の流れが決まっていないと、初動が遅れ、情報漏えいや不正利用のリスクが高まります。紛失した本人だけに判断を任せず、組織として共通の対応手順を持つことを心がけましょう。

また、紛失時の初動対応を円滑にするためには、遠隔ロックや回線管理に対応したサービスを活用しておくことも有効です。

例えば、ビジネス端末レスキューを利用している場合は、回線利用の中断や遠隔ロックなどの対応が可能なため、情報漏えいや不正利用のリスク軽減につながります。なお、NTTドコモビジネスオンラインショップならビジネス端末レスキューが無料で利用できるドコモBizデータ無制限プランが事務手数料無料（一部対象外）でWeb上で契約できます。

ポイント②故障・交換時の対応ルールを整備する

万が一、法人スマホとして管理していた端末が故障した場合、どのようなルールに沿って対応するのかを明確にしておきましょう。

例えば、「修理に出すのか」「代替機を貸与するのか」「データ移行をどう進めるのか」などは、あらかじめ明確にしておかないと対応が進みません。場当たり的な対応では、現場の業務が止まりやすく、管理部門の負担も増えてしまいます。

そのため、故障受付の窓口や交換の判断基準、予備機の扱い、返却後の処理手順などをあらかじめ定めておくことが重要です。

故障時の対応方法やサポート体制はサービスによって異なるため、契約前に確認しておくことをおすすめします。

ポイント③緊急時に必要な連絡先と管理情報をすぐ確認できる状態にする

トラブルが発生した際に対応が遅れてしまう要因として挙げられるのは、必要な情報がすぐ見つからないことです。

「契約キャリアの連絡先」「端末識別情報」「社員情報」「社内の報告先」など、万が一のときに必要な情報は少なくありません。しかし、管理体制に不備があると、こうした必要な情報になかなかアクセスできないといった問題が生じます。

すぐに確認できなければ、初動対応に無駄な時間がかかることも考えられるでしょう。トラブルに備え、緊急時に参照すべき情報を整理し、管理台帳やマニュアルからすぐ確認できる状態を整えることが大切です。

情シスが取り入れやすい「問い合わせを減らす」ためのルール

法人スマホの運用では、設定方法や利用範囲、申請ルールが曖昧だと、情報システム部門に同じような問い合わせが集まりやすくなるものです。これでは、情報システム部門の負担が増えやすくなってしまいます。

担当部門の負担を軽減しながら、法人スマホを管理するためにも、以下をヒントにしながら自社に合うルールを整備していきましょう。

①利用ルールを明確にして判断のばらつきを防ぐ

情報システム部門に寄せられる問い合わせを防ぐためにも、まずは利用ルールを明確にしましょう。法人スマホの利用範囲が不明確では、私的利用の扱いや、アプリのインストール可否、テザリング利用、社外持ち出しのルールなどについて個別判断が必要になります。結果的に、問い合わせが増えやすくなるため、利用ルールは細かく設定したほうが良いでしょう。

さらに、担当者ごとに回答が異なると、社員が混乱したり不公平に感じたりする可能性もあります。社員全員が迷わず使えて、公平に感じられるような利用ルールを文書化し、全社で共通認識を持てる状態にしましょう。

②初期設定・アプリ利用・申請手順を標準化する

法人スマホを取り入れるにあたり、情報システム部門に寄せられやすい問い合わせの一つが、初期設定やアプリの利用、申請手順についてです。新規配布時の初期設定、必要アプリのインストール、機種変更時の申請などが不明確では、社員がその都度管理部門に確認することになります。

設定手順や申請方法が統一されていれば、社員が自分で対処しやすくなり、担当者側も同じ説明を何度も繰り返さずに済むでしょう。また、手順書や申請フローを整備しておくことは、問い合わせの削減だけでなく、導入・変更時の対応スピードも向上できます。

社員と担当者双方にメリットがある対応であるため、法人スマホを管理する際には上記を明確にしておくことをおすすめします。

③よくある問い合わせをFAQ化して自己解決を促す

法人スマホを管理する際、よくある問い合わせをFAQ化することをおすすめします。法人スマホの運用では、「パスワードを忘れた」「アプリを入れたい」「故障時はどうするのか」など、似た内容の問い合わせが多い傾向にあるからです。

よくある質問をFAQとして整理し、社内で共有しておけば、社員が自分で解決しやすくなります。管理部門の対応工数を削減できるため、普段から「どのような問い合わせが多いのか」を分析しておき、必要に応じてFAQ化して負担を軽減できるようにしましょう。

また、NTTドコモビジネス ビジネスポータルにはFAQやサポート情報も用意されているため、契約内容や操作方法に関する問い合わせを減らす目的で活用することも有効です。

情シスが継続的に見直すべきチェックポイント

法人スマホの管理は、社員の異動や端末の入れ替え、業務内容の変化に応じて、管理情報や運用ルールを継続的に見直す必要があります。

実際、管理や運用に関するルールの更新が追いつかないと、せっかく整えた管理体制も崩れたり、属人化やトラブルの温床になるリスクがあります。ここからは、情報システム部門が継続的に見直すべきチェックポイントを解説します。

ポイント①管理台帳の情報が最新か確認する

管理台帳は、作成時点では整っていても、その後の更新が止まるとすぐに実態とずれてしまうものです。社員の異動、端末交換、回線変更、解約などが反映されていないと、いざというときに正しい情報を参照できません。

そのため、定期的に台帳内容を確認し、最新状態が維持されているかをチェックすることが重要です。可能であれば、更新の担当者や確認タイミングを決めておくことで、台帳を新しい状態に維持しやすくなります。

ポイント②運用ルールが現場に合っているか見直す

法人スマホに関するルールは厳しければよいわけではありません。あくまでも、現場で無理なく運用できるかが重要です。実際、実態に合わないルールは守られにくく、結果として形だけの管理になってしまうリスクがあります。

「申請手順が煩雑すぎる」「禁止事項が多すぎる」「どこからが私的利用なのかわからない」「対応窓口がわかりにくい」などの状態は、現場の負担を増やすうえに、そもそも定着しない可能性があるでしょう。

まずは、現場のニーズや現状についてリサーチしたうえで、運用ルールを整備することをおすすめします。

ポイント③トラブル対応後に運用上の改善点を振り返る

紛失や故障、返却漏れなどのトラブルが起きた際は、その場の対応だけで終わらせるのは不十分です。今後、同様のトラブルが生じないように「なぜ起きたのか」を整理し、「どこで手間取ったのか」などを振り返ることが重要といえます。

「台帳更新漏れが原因だったのか」「連絡フローに問題があったのか」「ルール周知が不足していたのか」などは必ず整理しておくようにしましょう。

こうした法人スマホの管理は、想定している以上に負担が増えやすいものです。対応を誤ってしまうと、情報漏えいなどの深刻なリスクにつながり、企業の損失に陥ることも考えられます。

よくある質問

まとめ

法人スマホの管理は、契約・端末・社員情報を正しく整理し、一元的に管理できる状態を整えることが重要です。

特に、担当者ごとの管理に依存すると、異動や退職時に情報が引き継がれず、運用トラブルの原因になる可能性があります。

ドコモ回線をご契約の場合は、NTTドコモビジネス ビジネスポータルを活用することで、契約情報や回線情報をオンラインで一元管理できます。

また、ドコモBiz データ無制限ではビジネス端末レスキューなどのサービスを追加料金なく利用できるため、紛失時の対応やセキュリティ対策にも役立ちます。

NTTドコモビジネスオンラインショップでは、法人向け回線の新規契約や機種変更をオンラインで実施できます。事務手数料無料（一部対象外）で手続きできるため、法人スマホの導入や見直しを検討している企業は活用を検討してみてはいかがでしょうか。