法人スマホの棚卸しは、台数が増えるほど確認漏れや情報不整合が発生しやすくなります。
管理台帳と実際の利用状況が一致していないケースでは、棚卸しのたびに多くの工数が発生し、担当者の負担が大きくなりがちです。
年度替わりや人事異動のシーズンは、これらの管理が大変になるだけでなく、担当者の引き継ぎが課題として浮き上がることも少なくありません。
本記事では、管理台帳で押さえるべき項目、契約情報と端末情報の紐づけ方、棚卸し作業を定着させる工夫を紹介します。

そもそもIT機器の棚卸しとは

IT機器の棚卸しとは、企業が保有・利用している、機器（ハードウェア）やソフトウェアなどのIT資産の状態・状況を確認する作業です。
具体的には、機器の保管場所・使用場所、利用状況、契約内容などを確認し、管理情報と一致しているか確認していく作業を指します。

資産の棚卸しには、主に次の目的があります。

企業が保有するIT資産は、近年急速に増加しており、パソコン、サーバー、クラウドサービスなど種別もさまざまです。
スマホもIT資産の代表的なものの一つであり、社内外で持ち運びして使うことなどから、管理が大変な資産とされています。

ただし、IT資産の増加にともない、近年は資産管理のシステム化や管理ポータル化も普及しています。
詳しくは後半の「スマホの定期棚卸しを負担なく回す方法」の中でご紹介します。

法人スマホの棚卸しが大変になる原因

法人スマホの棚卸しが大変になる主な原因は、次のとおりです。

それぞれ詳しく解説していきます。

1.担当者・部署によって管理方法がバラバラ

企業にもよりますが、複数の現場部署にスマホが貸与されるケースが多いです。
こういった状況の中で、管理方法が統一されていない場合、部署ごとのルールで管理する状態が生まれ、棚卸しの際、状況を確認するのに手間がかかります。

2.利用者と管理者が異なる

スマホを利用する部門と、管理する部門が異なることも、棚卸しを複雑にする要因です。
スマホの貸与・管理を担う部門自体も、総務部・情報システム部など、複数の部門にまたがっているケースが多いです。
現場部門・管理部門ともに複数の部署をまたぐと、日常的な利用状況の報告・把握がしにくくなり、管理が煩雑になります。

3.属人化しやすい

多くの企業でIT人材の不足が課題となっており、IT関連の業務は属人化しやすいとされています。
資産管理・棚卸し業務も例外ではありません。
属人化によって、業務の透明性が下がるほか、担当者が退職・異動などで不在となった際に、業務が停滞するリスクを生みます。
人材不足の影響や、人件コスト削減の観点から、業務を特定の担当者に任せるケースも多いですが、先に挙げたような状況になると、かえってコストが増加する可能性もあります。

4.管理台数が多い

基本的に、スマホの台数が増えるほど管理にかかる負担は増加します。
特に手作業で管理している場合は、台数の増加の影響が顕著になります。
これらは、資産管理をシステム化やポータル化することで改善する可能性が高いです。

5.管理台帳と機器の紐づけ作業が負荷になる

資産管理には、管理台帳と呼ばれる帳簿を用いるのが一般的ですが、これらをExcelなどを使って手作業で作成している場合、入力や実際の状況の照合、紐づけの作業に手間がかかります。
また、入力ミスや更新漏れも生じやすいです。
管理台帳にミスがあると、棚卸し時に確認し直す項目が多くなり、効率が低下します。

スマホの管理台帳で抜けやすい情報とは

先に、スマホの管理台帳に入力ミスがあった場合のリスクについて触れましたが、管理台帳には具体的にどういった情報が記載されるのか、スマホの場合どういった情報が抜けやすいのか解説していきます。

本来管理台帳に記載すべき情報

スマホの場合、管理台帳には次のような情報を記載するのが一般的です。

契約情報・端末情報・社員情報を適切に管理することは、棚卸し作業の効率化だけでなく、日常的な契約管理にも役立ちます。
契約情報の管理方法について詳しく知りたい場合は、こちらの記事も参考にしてください。

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管理台帳で抜けやすいスマホの情報

スマホを管理するうえでは、次のような情報の抜け漏れや、台帳と実態の不一致が発生するケースがあります。

実際の利用者

スマホは持ち運びしやすい性質から、部署内で使い回しが起こるケースがあります。
使い回しが起こると、管理台帳上の利用者と実際の利用者が異なっているという状況が生まれます。
また、人事異動などの影響で、利用者・部署の情報更新をしなくてはいけないのに、後回しになることで、台帳と実態が異なるケースもあります。

利用場所・保管場所

スマホは固定された場所で使用されないため、どこで使われているのか、どこに保管されているのかが曖昧になりがちです。

利用状況・機器のライフサイクル

管理部門と現場部署が離れている場合、リアルタイムで実態を確認することが難しく、端末の使用頻度や状態についての情報が不足しがちです。
実際に使用されているか、故障していないか、交換・廃棄が必要かを確認し、判断のタイミングを明確にルール化することが必要です。

契約内容

スマホは、回線契約の更新や変更が発生しやすい機器です。これらに台帳側の情報更新が追いつかないケースがあります。

法人スマホは、端末・利用者・契約といった情報を、管理台帳に正確に紐づけていかなくてはなりません。
この紐づけにミスがあると、棚卸しの負担が増えるほか、「そもそもIT機器の棚卸しとは」で述べた棚卸しの目的を失ってしまいます。

実際に企業では、どのような管理体制をとっているのか、次で説明していきます。

契約・端末・利用者の紐づけ方

一般的な、スマホと台帳の紐づけ方をいくつかご紹介し、どの方法を選ぶとよいのか解説します。

管理台帳の種類と情報の紐づけ方

法人スマホの管理は、主に以下を用いて行われます。

自社に合った情報の紐づけ方

管理台帳の例として、「Excel台帳」「クラウド台帳」「モバイルデバイス管理ツール（MDM）」を挙げましたが、どの管理台帳を選ぶかは、企業の求める管理状況によって異なります。
管理台帳の選び方・情報の紐づけ方を考える際は、次のポイントに注目してみましょう。

スマホの定期棚卸しを負担なく回す方法

最後に、ここまでの説明をもとに、スマホの定期棚卸しを負担なく回す方法についてお伝えします。

1.管理台帳の更新を適切に行う

管理台帳が適切に更新されていないと、本来記載される情報が抜け漏れたり、棚卸しの際に不明な差異が見つかったりして、作業が煩雑になります。
管理台帳をいつ・どういった頻度で更新するかは、各企業の管理する資産の数などで異なりますが、定期的な管理台帳の更新をルール化し実施することで、スマホの棚卸しの負担が低減します。

2.管理台帳の更新負担を減らす

資産管理業務においては、管理工数を削減しながら、管理台帳の精度も高めていくことが望ましいです。
管理工数削減と情報精度を維持するには、IT資産管理システムやMDMの活用が有効です。
情報の自動収集や一元管理によって、手作業による更新負担を軽減しながら、高精度を保つことができます。

3.機器の利用ルール・管理ルールを明確にする

全社で機器の利用ルール・管理ルールを明確にすることも重要です。
スマホの利用に関するルールを明文化し、従業員への周知を徹底しましょう。
使い方だけでなく、紛失や盗難といったトラブル発生時の対応フローも明確にしておきましょう。
管理部門内でのルールも明確にすることで、特定の担当者しか業務遂行できない属人化の事態を避けることができ、安定した運用体制が整います。

よくある質問（FAQ）

まとめ

法人スマホの棚卸しを効率化するためには、管理台帳の見直しが不可欠です。
棚卸し作業が煩雑になる原因を理解し、適切な管理体制を構築することで、効率的かつ安全な運用を実現できます。
ドコモ回線をご利用の場合は、NTTドコモビジネス ビジネスポータルを活用することで、契約情報や利用状況をオンラインで確認できます。
管理台帳とあわせて活用し、定期的に情報を見直すことで、情報の正確性を保ちながら棚卸しの負担を軽減できます。

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